Databehandleraftale

Aftalen er indgået mellem kunden, som er dataansvarlig, og Enhance-IT / Kostmemo, CVR 29487340 (»WeLabel«), som er databehandler. Den indgås, når kunden opretter en konto, og er en del af vilkårene for brug af WeLabel.

Aftalen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28 og regulerer WeLabels behandling af personoplysninger på kundens vegne.

WeLabel behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks. Instruksen er at hente eller modtage kundens forsendelsesdata, oprette etiketter hos den fragtfører, kunden har valgt, under kundens egen aftale, levere etiketterne til kundens printere, skrive pakkenummeret tilbage til kundens system, hvor kunden har slået det til, og vise forsendelserne i kundens konto. Kundens brug og opsætning af tjenesten er en del af instruksen.

Er en instruks efter WeLabels opfattelse i strid med databeskyttelsesreglerne, underretter WeLabel straks kunden.

Personer hos WeLabel, der har adgang til oplysningerne, har tavshedspligt.

De registrerede er modtagere af kundens forsendelser. Oplysningerne er de felter, en etiket kræver: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, ordrereference og pakkenummer. Der behandles ikke følsomme oplysninger.

Behandlingen varer, så længe kunden bruger tjenesten. Etiketter og modtagerens navn, adresse, e-mail og telefonnummer slettes automatisk 90 dage efter, at etiketten er oprettet. Modtagere, kunden selv gemmer i adressebogen til manuelle etiketter, gemmes, indtil kunden sletter dem.

Kunden giver generel godkendelse til, at WeLabel bruger underdatabehandlere. På aftalens indgåelse bruges: Vercel Inc. (drift af tjenesten, behandling i Frankfurt), Neon (database, Frankfurt) og Resend (afsendelse af e-mail fra tjenesten).

Fragtføreren modtager modtageroplysningerne, fordi kunden har bedt om etiketten under sin egen aftale med fragtføreren. Fragtføreren er selvstændigt dataansvarlig og er ikke underdatabehandler for WeLabel.

WeLabel varsler kunden pr. e-mail mindst 30 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug. Gør kunden indsigelse, kan kunden opsige aftalen, før ændringen træder i kraft. WeLabel pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og er ansvarlig over for kunden for deres behandling.

WeLabel gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder: krypteret forbindelse til og fra tjenesten, kryptering af data i databasen, adskillelse af kundernes data, så hver konto kun ser sine egne, adgang til kontoen kun med personligt login, print-agenter med egen nøgle, som kunden kan tilbagekalde, revisionslog over ændringer, ingen modtageroplysninger i logfiler, og automatisk sletning efter 90 dage.

WeLabel bistår kunden med at besvare anmodninger fra registrerede, der udøver deres rettigheder. Modtager WeLabel en sådan anmodning direkte, sendes den videre til kunden uden unødig forsinkelse og besvares ikke af WeLabel selv.

WeLabel bistår desuden kunden med at overholde forpligtelserne om sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og forudgående høring, i det omfang det er relevant for behandlingen.

WeLabel underretter kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, så kunden kan nå sin egen frist på 72 timer over for Datatilsynet. Underretningen beskriver så vidt muligt bruddets karakter, de berørte forsendelser, de sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet.

Behandlingen sker i EU. Flere underdatabehandlere er amerikanske virksomheder. Hvis oplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sker det kun på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework eller Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

WeLabel stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes. Kunden kan skrive og få en beskrivelse af behandlingen og sikkerhedsforanstaltningerne.

Ønsker kunden en revision ud over det, aftales den med mindst 30 dages varsel, gennemføres uden at forstyrre driften og afholdes for kundens regning.

Aftalen gælder, så længe WeLabel behandler personoplysninger for kunden. Ved ophør sletter WeLabel kundens personoplysninger senest 30 dage efter, at aftalen er ophørt, medmindre lovgivningen kræver, at de opbevares. Ønsker kunden oplysningerne udleveret før sletningen, kan kunden skrive til WeLabel.